Logistra sin personvernerklæring

Logistra AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Generelt

Logistra registrerer og lagrer ingen sensitive personopplysninger. Kun følgende personopplysninger behandles:

• Navn, epost og telefonnummer på firmaets kontaktperson
• Navn, epost, telefonnummer og adresser på alle parter tilhørende en sending registrert i Cargonizer.
• Navn, epost, telefonnummer og adresser pr. kunde i kunderegisteret i Cargonizer
• Alle disse opplysningene hentes direkte fra den registrerte og det er frivillig for vedkommende å oppgi personopplysningene.

‍

Behandling av personopplysninger på www.logistra.no og cargonizer.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Logistras behandlinger av personopplysninger på logistra.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Logistra AS utvikler, vedlikeholder og er selv databehandler av nettstedet. Webio er vår driftsleverandør for logistra.no. Amazon Web Services (AWS) er vår driftsleverandør av cargonizer.no

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av Zendesk og Amazon.

Det er kun Logistra, Zendesk og Amazon som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Logistra, Zendesk og Amazon regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

‍

Informasjonskapsler

‍

Informasjon om vår bruk av informasjonskapsler.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Vår nettside bruker informasjonskapsler for å adskille deg fra andre brukere av nettsiden. Dette hjelper oss i å kunne tilby deg en bedre opplevelse når du blar deg rundt på nettsiden vår og for å gi oss muligheten til forbedre nettstedet.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b

‍

Følgende informasjonskapsler brukes på logistra.no:

• Analyseverktøyet Google Analytics plasserer 4 filer på din maskin (disse begynner med _ga, _gat, _gid og _dc_gtm). Disse informasjonskapslene er brukt til å samle informasjon om hvordan besøkende bruker våre nettsider. Vi bruker denne informasjon til å lage rapporter og til å hjelpe oss med å forbedre nettsiden. Google Analytics lagrer ingen personlig informasjon om ditt besøk på våre nettsider.
• Joomla som er CMS systemet som våre nettsider kontrolleres av plasserer informasjonskapsler som heter JpaneSlider. Disse brukes på sider som inneholder slides (automatisk bildefremvisning og panelvalg) for å kunne huske hvilke paneler som sist ble åpnet etter som du beveger deg mellom disse sidene.
• Standard Joomla installasjon som vi benytter lagrer informasjon om hvilke sider du besøker. Siden vi ikke tilbyr noen innlogging, vil vi aldri vite hvem du er. Dette er en ren teknisk informasjonskapsel som Joomla må ha for å fungere. Filnavn på informasjonskapselen som lagres er en autogeneret UUID (Universal Unique Identifier)

Følgende informasjonskapsler brukes på cargonizer.no:

• For å vite om du er logget inn i systemet eller ikke og hvilken avsender du representerer til enhver tid lagrer vi sesjonen din i en informasjonskapsel som på disken din får navnet cargonizer_session.
• For å huske hvilken språkdrakt du har valgt for visning av innloggingsbildet til Cargonizer lagrer vi dette i en infomasjonskapsel som får navnet locale.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no) https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

‍

Bruk og videreformidling av personopplysninger

Når du bestiller varer eller abonnement fra Logistra AS ber vi om personopplysninger fra deg. Logistra er forpliktet til å behandle personopplysninger fra sine kunder på en forsvarlig måte, i samsvar med personvernloven.

Logistra kan bruke dine personopplysninger for å kommunisere med deg vedrørende ditt kundeforhold, dine varekjøp og din bruk av våre IT løsninger. Logistra forplikter seg til ikke å videreformidle personlig opplysninger til andre enn våre underleverandører for utsendelse av varer du har bestilt og til de transportører du har valgt å benytte i våre løsninger.

‍

Bestilling av abonnement

Når du bestiller abonnement på Logistra Cargonizer, ber vi deg angi opplysninger som er nødvendig for å aktivere din konto i Cargonizer. Dette innbefatter brukerkonto (du skal kunne logge deg inn på systemet), avsenderinformasjon (transportør må vite hvem som sender godset), transportavtale med de transportører du har valgt å bruke løsningen mot (kundenummer og transportmetode du skal ha tilgang til) og epost adresse til den som skal motta faktura på abonnementet. Opplysningene du har gitt oss vil lagres i Logistra Cargonizer inntil 3 måneder etter at kundeforholdet er opphørt. For en oversikt over de transportører vi kan sende samtlige av dine oppgitte opplysninger til, se https://logistra.no/03-partnere-og-integrasjoner/transport%C3%B8rer.html

‍

Bestilling av varer

Når du bestiller varer fra Logistra, ber vi deg angi opplysninger som muliggjør utsendelse og fakturering av de varer du har bestilt. Opplysninger om din bestilling lagres så lenge det er nødvendig iht. regnskapslovens krav.

Logistra AS benytter følgende underleverandører til utsendelse av bestilte varer når vi selv ikke har disse på lager:

• EET Europarts, Oslo
• Eson Pac Norge AS, Grålum

I den forbindelse kan navn, epost og telefonnummer på kontaktperson hos det firma som skal motta varen fremkomme.

‍

Kontakt oss

Når du fyller ut skjema for å bli kontaktet av oss, vil vi kun benytte dine opplysninger i forbindelse med den konkrete henvendelsen. Personopplysningene vil bli slettet etter 2 år, eller når du ber oss om at disse slettes.

‍

Overføring av oppdrag til transportører

Når du velger å overføre transportoppdrag til transportør, enten brukerstyrt eller automatisk blir alle personopplysninger som angitt under kapittelet «Generelt» overført til transportøren du har angitt på sendingen.

‍

Support- og andre henvendelser

Logistra AS bruker Zendesk som ticket/support system for registrering av henvendelser som kommer inn via skjema fra logistra.no eller på epost til oss. Henvendelser på telefon som resulterer i et ønske om oppfølging blir registrert i Zendesk. Informasjonen som vi lagrer i Zendesk systemet lagres i 2 år før de blir slettet.

Logistras medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.

I Logistra tilbyr vi fjernhjelp via TeamViewer. Vi kan da se ditt skrivebord på PC’en slik du ser det. Det er viktig at du, før vi kobler oss opp, har lukket ned alle dokumenter og programmer som kan inneholde personopplysninger. På den måten unngår du og vi at personopplysninger kan sees av våre ansatte når de driver support. Når oppkoblingen opphører vil våre ansatte ikke lenger ha tilgang.

‍

‍

Opplysninger om ansatte

Logistra behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. Det er daglig ledersom er ansvarlig for dette. Unntaket er arkivets personalmappe for tidligere og nåværende ansatte. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

‍

Logging i cargonizer.no og www.logistra.no

Logistra har alminnelige sikkerhetslogger i Cargonizer systemet og sikkerhetsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes og kundenes bruk av systemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er for å ivareta bevismateriale i forbindelse med hendelser der man krever dokumentasjon for hvem som har utført hvilken operasjon til hvilket tidspunkt.

På www.logistra.no logges ingen personopplysninger.

‍

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Logistra har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Logistras systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Logistra ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

‍

Endring av personvernerklæringen

Dersom vi foretar endringer i erklæringen vil vi publisere den endrede erklæringen her, sammen med dato for endringen. Dersom vi foretar betydelige endringer i erklæringen, vil vi også legge ut en melding på vår nettside. Eventuelle endringer gjelder bare fra dato for endringen.